Jak zorganizować konferencję prasową?
Konferencja prasowa jest jednym z podstawowych narzędzi public relations. Organizowanie jej ma sens wtedy, gdy organizacja ma do przekazania istotne i aktualne informacje.
Dobrze zorganizowana konferencja prasowa może wzmocnić działania wizerunkowe organizacji, źle przygotowana – może im zaszkodzić.
Jak zorganizować konferencję prasową?
- Określić cele konferencji – czy rzeczywiście mamy „newsa“, którego możemy przekazać mediom?
- Ustalić termin, godzinę i miejsce – dokonać rezerwacji sali, sprawdzić, czy w danym terminie nie są organizowane inne konkurencyjne wydarzenia dla prasy; godzina powinna być przemyślana, tak by dziennikarze mieli czas na opracowanie materiałów po zakończeniu konferencji,
- Zaplanować budżet, który zależy od możliwości organizacji, planowanego rozmiaru konferencji, liczby zaproszonych dziennikarzy i usługodawców wspierających, np. catering czy tłumaczenie, a także ilości i jakości materiałów, które chcemy przekazać przedstawicielom mediów,
- Opracować bazę dziennikarzy, których chcemy zaprosić,
- Przygotować zachęcające zaproszenia, wysłać je i potwierdzić udział dziennikarzy,
- Bardzo dokładnie zaplanować część merytoryczną: kto reprezentuje organizację, kto prowadzi konferencję, co i jak prezentujemy (prezentacja, film, pokaz multimedialny), ile czasu mają trwać wystąpienia, należy przewidzieć czas na pytania od dziennikarzy, przygotować ekspertów, którzy udzielą wypowiedzi dla prasy po zakończonej części oficjalnej itd.,
- Opracować teczki prasowe – tzw. press kity, w których powinny się znaleźć materiały prasowe, backgrounder (informacja o firmie), kontakt do biura prasowego, materiały graficzne itp.,
- Dobrze jest przygotować check listę, w której zawrzemy wszystkie punkty związane z organizacją konferencji prasowej,
- Po zakończeniu konferencji prasowej nie można zapomnieć o przesłaniu materiałów prasowych dziennikarzom nieobecnym, podziękowaniu uczestnikom i gościom, monitoringu mediów i aktualizacji bazy dziennikarzy.