Jak powinien wyglądać dobry komunikat prasowy?
Informacja prasowa to najczęstsza forma kontaktu agencji PR z mediami, powiadamiająca o działaniach Klienta, dlatego ważne jest, aby spełniała kilka podstawowych warunków. Tekst powinien przede wszystkim w jasny i klarowny sposób informować, nie sprzedawać (tak, jak to robi reklama).
Pierwszym, najważniejszym elementem komunikatu prasowego jest jego tytuł, którego zadaniem jest zwięźle przedstawić temat i istotę naszego przekazu. Najważniejsze fakty powinny znaleźć się tuż za tytułem, w pierwszych zdaniach – w tak zwanym leadzie. Lead to paragraf zawierający streszczenie tego, co chcemy zakomunikować. Udziela on odpowiedzi na pytania: co się stało? kto brał w tym udział? kiedy to się stało? gdzie to się stało? co z tego wynika? Dopiero później pojawia się szerszy kontekst opisywanego zjawiska. Informacja prasowa jest redagowana w trzeciej osobie, powołuje się na liczby i źródła oraz zawiera wypowiedzi specjalistów, które uwiarygadniają jej treść.
Komunikat prasowy musi być tak zredagowany, by już kilka pierwszych zdań przekazywał informacje zrozumiałe dla dziennikarza. Taki sposób przygotowania tekstu da nam pełniejszą kontrolę nad generowanym przekazem.
Ponadto warto pamiętać, że język informacji prasowej musi być dostosowany do naszej grupy docelowej: inaczej zostaną sformułowane komunikaty o wejściu spółki na giełdę (gdzie adresatami treści są inwestorzy), inaczej o nowej ofercie firmy (gdzie adresatem będzie konsument).